Over ZVH - Governance

ZVH hanteert de beginselen zoals vastgelegd in de AedesCode, Governancecode woningcorporaties 2015 en de Woningwet. Het bestuur en de rvc zijn verantwoordelijk voor de inrichting, het besturen van en toezicht houden op de governance en naleving van de Governancecode.

Taken en bevoegdheden

De taken en bevoegdheden van de directeur-bestuurder en de rvc  zijn vastgelegd in een aantal documenten en te raadplegen op onze website:

  • de statuten;
  • het bestuursreglement;
  • de bevoegdhedenmatrix;
  • het reglement van de raad van commissarissen.

Bestuur

Het bestuur van ZVH wordt gevormd door één persoon: de directeur-bestuurder. Hij bestuurt de corporatie en is onder meer verantwoordelijk voor het realiseren van de (financiële) doelstellingen van de woningcorporatie, de interne organisatie, het naleven van alle relevante wet- en regelgeving en het beheersen van de risico’s die de activiteiten van de corporatie met zich meebrengen.

De rvc houdt toezicht op en beoordeelt het functioneren van de bestuurder en maakt prestatieafspraken met hem. In zijn besluitvorming laat de bestuurder zich adviseren en ondersteunen door het BestuursAdviesTeam.

In 2018 was geen sprake van tegenstrijdige belangen bij de directeur-bestuurder en bij de leden van de rvc zoals bedoeld in de Governancecode  woningcorporaties 2015.

  • AedesCode

    ZVH hanteert als lid van Aedes de normen die in de AedesCode over het maatschappelijk ondernemerschap zijn vastgelegd. Op onze website staan deze normen beschreven.

  • Integer ondernemen

    In 2018 stelden we een plan van aanpak Integriteit op om het onderwerp integriteit levend te houden in de organisatie. We hebben integriteit op alle agenda’s gezet, houden een logboek van ingebrachte dilemma’s en kwesties bij met hoe dit is afgehandeld en hebben een online vragenlijst “wat doe je als…” opgesteld en verspreid onder alle medewerkers en leden van de rvc. Deze is 100% ingevuld. De resultaten van deze vragenlijst deelden en bespraken we met elkaar in kennissessies. Conclusie is dat integriteit leeft in onze organisatie en we op deze ingeslagen weg doorgaan om het levend te houden.

    ZVH kent diverse regelingen rond integriteit waaronder een klokkenluidersregeling, protocol vertrouwenspersoon, een gedragscode voor opdrachtnemers en een integriteitscode. In 2018 actualiseerden we de integriteitscode als gevolg van een integriteitskwestie die speelde. Bestuurders en toezichthoudende functies bij woningcorporaties leggen bij hun (her)benoeming een fit-en-propertest af.

    De externe vertrouwenspersoon heeft het volgende in het jaarverslag opgenomen over haar rol voor ZVH in 2018:  ‘Een viertal werknemers heeft een gesprek met de externe vertrouwenspersoon gevoerd naar aanleiding van de situatie die is ontstaan na het plotselinge vertrek van een van de managers. De individuele medewerkers is een luisterend oor geboden en met elk van hen is verkend op welke wijze zij tot verbetering van de situatie zouden kunnen komen. Er is telefonisch contact geweest met de voorzitter van de OR om te peilen of de situatie aanleiding zou geven tot verdere acties vanuit de vertrouwenspersoon. Hierop is de inschatting gemaakt dat dit niet nodig was.’ Uiteraard is de vertrouwelijkheid van de gesprekken met medewerkers hierbij in acht genomen.

  • AVG

    ZVH gaat zorgvuldig om met (het verwerken van) persoonsgegevens. We volgen daarbij de richtlijnen van de AVG.

    Door de inwerkingtreding van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) op 25 mei 2018 heeft ZVH processen en beleid aangepast om aan de nieuwe wetgeving te voldoen. We pasten  het privacybeleid, het privacy statement, het informatiebeveiligingsbeleid, de geheimhoudingsverklaring en het bewaar- en vernietigingsbeleid aan.

    Ook stelden we in 2018 nieuwe documenten op, zoals het verwerkingsregister, procedure meldplicht datalekken, privacy by design & default en de procedure recht van betrokkenen. ZVH stelde een privacy officer aan en besteedde aandacht aan het privacy-bewustzijn van de medewerkers. De audit van BDO op privacy & informatiebeveiliging resulteerde in positieve bevindingen, met slechts een aantal kleine verbeterpunten welke reeds in 2019 op de planning staan.