Raad van Commissarissen

  • Interview Raad van Commissarissen

    ‘ZVH zet de huurder centraal’

    De Raad van Commissarissen is het toezichthoudend orgaan van ZVH. Welke rol vervult de raad? Welke mensen zitten erin? En over welke onderwerpen spraken zij in 2018 met de bestuurder? We vragen het aan Judith van der Bijl, John Pannekeet en Paul de Bakker.

    De ontvangsthal van ZVH is nagenoeg leeg, wat niet gek is na vijf uur ’s middags. De leden van de Raad van Commissarissen (rvc) druppelen een voor een binnen. Voor hen begint het ándere werk: naast hun baan bij verschillende organisaties zijn zij commissaris bij ZVH. Desgevraagd vertellen zij bevlogen waarom zij dat zijn. Hun verhalen verschillen, maar er is een duidelijke rode draad te ontdekken:

    Judith van der Bijl: ‘Een goed thuis is de basis om in de maatschappij mee te kunnen doen. Daar zet ik mij graag voor in.

    Paul de Bakker: ‘Ik voel me betrokken bij de huurders. Het is belangrijk om te kijken of we de goede dingen doen voor de mensen die een woning huren of willen huren van ZVH.’

    John Pannekeet: ‘Iets teruggeven aan de maatschappij is belangrijk en geeft veel voldoening.’

    Sparring partner en meer

    Judith, John en Paul vinden het een uitdaging om sparring partner te zijn voor bestuurder Frank van Dooren. Judith: ‘Het is fijn om dat met een leuke en gedreven groep mensen te mogen doen.’ De samenwerking met Frank verloopt goed: ‘De laatste paar jaar zijn we nog dichter bij elkaar gekomen. Bij de ontwikkeling van het ondernemingsplan bijvoorbeeld, heeft Frank ons meegenomen in zijn afwegingen. Wij hebben waardevolle discussies gevoerd over de maatschappelijke en financiële beleidskeuzes.’ John vult aan: ‘Keuzes over bijvoorbeeld betaalbaarheid gaan niet alleen over huidige huurders, maar ook over toekomstige generaties. Steeds bespraken we met elkaar: wat vinden we hiervan, hoe kijken wij ernaar, wat zijn verstandige keuzes? Dat was spannend en gaf soms wrijving, maar het heeft ons allemaal – rvc en bestuurder – veel gebracht. En de huurders onder andere een gematigd huurbeleid.’

    ‘Onze rol is breder geworden in de loop van de tijd’, aldus Judith. ‘We doen meer dan wat wettelijk moet. Zo voeden wij ons met informatie over ZVH en de sector. Ook zijn we bij themabijeenkomsten met medewerkers en leidinggevenden van ZVH. We lopen rond in het kantoor en in de wijk en gaan in gesprek met medewerkers en huurders. Ook zijn we beschikbaar als sparringpartner voor de bestuurder op allerlei thema’s.  Onze oprechte intentie is om dienstbaar te zijn aan de organisatie ZVH en haar volkshuisvestelijke opgave.’

    Ruimte voor keuzes

    Paul verduidelijkt: ‘Sinds een aantal jaar is er weer financiële ruimte om te investeren. Daardoor ontstonden nieuwe mogelijkheden en hebben we de te maken keuzes verkend.

    Volgens de commissarissen heeft Frank van Dooren aangetoond over een groot aanpassingsvermogen te beschikken: ‘Hij is de afgelopen twee jaar het meest veranderd in loslaten en vertrouwen geven. Vooral naar zijn eigen mensen. Het is verrassend hoeveel energie dat oplevert. En wat een prachtige resultaten: medewerkerstrots en huurderstevredenheid. ZVH doet alles aan optimale dienstverlening voor haar huurders.’

    Paul vult aan: ‘ZVH is mede dankzij Frank bijzonder goed in huurderscontacten. Deze club maakt in de wijken waar ze veel sociale huurwoningen bezit echt het verschil. ZVH drukt daar duidelijk haar stempel.’

    Onderwerpen in 2018

    De rvc werd bij belangrijke onderwerpen betrokken, zoals het hiervoor genoemde ondernemingsplan en huurbeleid. Ook de renovatie van de Kleurenflats was een agendapunt. Paul: ‘Onze betrokkenheid begon al bij het portefeuilleplan en het investeringsvoorstel. Daarnaast keken we mee met de planvorming en hebben we kennis genomen van de visie van de architect. Ook bezochten we de Kleurenflats een paar keer.’

    Voor ZVH is dit een groot renovatieproject. De eerste flat was eind 2018 klaar en het resultaat is prachtig, vindt de rvc. Judith stelt: ‘De woningen zijn energiezuinig en comfortabel geworden, de huurders zijn tevreden. Frank heeft ook nog gezorgd dat een aantal bewoners binnen de flat meer passend zijn gaan wonen. Ook de Plantsoenenbuurt wordt op een vergelijkbare manier aangepakt. Een van de commissarissen met vastgoedexpertise heeft daarbij essentiële en nuttige adviezen gegeven.’

    In het algemeen lopen de prestaties goed in de pas met de gestelde doelen, vinden de commissarissen. Het oude ondernemingsplan had minder hoge maatschappelijke ambities dan het nieuwe plan, dat de uitdagende titel ‘Samen scherp aan de wind’ meekreeg.

    Bij de goedkeuring van de toekomstplannen van ZVH pakt de rvc haar toezichtrol serieus op. John vertelt: ‘We hebben een heldere visie op de financiële randvoorwaarden waaronder ZVH op lange termijn haar maatschappelijke ambities kan blijven realiseren. We voerden daarover een pittige discussie, waarvan Frank achteraf zei: ‘Ik vond het heel ingewikkeld, maar het is het beste wat ons kon overkomen.’ Dat vind ik mooi. Wat ik ook bijzonder vind, is dat de Bewonersraad aanwezig was bij die vergadering. Dat siert Frank, maar het siert ook de Bewonersraad dat ze constructief meedacht.’

    De organisatieverandering en het vertrek van Frank van Dooren waren ook belangrijke gespreksonderwerpen in 2018, evenals de benoeming van de nieuwe commissaris Lisanne Aalsma. Zij is de opvolger van Peter Wieringa.

  • Rol en werkwijze

    De rvc is de onafhankelijke, interne toezichthouder van ZVH en houdt toezicht op de strategie, de continuïteit en de algemene zaken van ZVH en gelieerde ondernemingen. Daarnaast toetst de rvc de besluiten die de directeur-bestuurder neemt aan de visie & missie en alle overige kaders voor de bedrijfsvoering.

  • Samenstelling en deskundigheid raadsleden

    Leden van de raad van commissarissen

    Naam en geboortedatum Beroep en nevenfunctie(s) Datum benoeming en einddatum zittingstermijn Deskundigheidsgebied en kerncommissie
    Mevrouw drs J.G. van der Bijl RA
    (17-03-1970)
    voorzitter per 01-03-2017,
    Manager Business en Project Control bij Eigen Haard 01-03-2017 / 28-02-2021 (1e zittingstermijn) Financiën
    Governance
    Volkshuisvestelijk
    Voorzitter rvc
    De heer P.A. de Bakker
    (13-12-1968)
    op voordracht Bewonersraad
    Hoofd Verhuizen & Huurbetaling bij Wooncompagnie 17-06-2015 / 16-06-2019 (1e zittingstermijn) P&O
    Lid selectie- en remuneratiecommissie
    De heer ir. D. Klaase
    (22-05-1970)
    op voordracht Bewonersraad, vicevoorzitter per 13-06-2016
    Manager Planontwikkeling bij NS Stations

    Nevenfuncties:
    voorzitter Stichting Het Hop Oost-Knollendam

    15-09-2013 / 14-09-2017 (1e zittingstermijn) / 14-09-2021 (2e zittingstermijn) Volkshuisvestelijk
    Projectontwikkeling
    Vastgoed
    Vicevoorzitter rvc
    Lid auditcommissie
    De heer mr. P. Wieringa
    (11-05-1972)
    Advocaat in Zaandam

    Nevenfuncties:
    voorzitter Stichting Zaanse Ondernemersdag
    lid Rotary De Zaan in Zaandijk

    20-09-2010 / 19-09-2014 (1e zittingstermijn) / 19-09-2018 (2e zittingstermijn) Juridisch
    Voorzitter selectie- en remuneratiecommissie
    De heer J.P.C. Pannekeet RA
    (19-04-1961)
    Partner PWC accountants (t/m 30 juni 2018)
    Eigenaar F-act Finance for Families (vanaf 1 juli 2018)

    Nevenfuncties:
    commissaris Kennemer Wonen vanaf 1 juli 2018
    Lid Raad van Advies Freekids
    Lid onderzoekscommissie Toekomst Voetbal in Schagen

    24-08-2016 / 23-08-2020 (1e zittingstermijn) Financiën
    Voorzitter auditcommissie

    De profielschets van de rvc en geldende reglementen zijn te vinden op www.zvh.nl.

    De rvc stelt hierbij vast dat, gelet op de in de wet genoemde onverenigbaarheden, ieder lid onafhankelijk en kritisch bij kon dragen aan het toezicht van de rvc.

    Betrokkenheid bij ZVH

    De raad vindt het belangrijk met zowel de interne organisatie als de stakeholders in contact te blijven. In 2018 spraken zij met leden van de Ondernemingsraad en de Bewonersraad van ZVH.

  • Bijeenkomsten

    De rvc vergaderde zes keer in 2018. Daarnaast waren er drie themasessies, te weten “challenge ondernemingsplan”, “gebiedsontwikkeling” en “duurzaamheid in relatie tot betaalbaarheid”. De zelfevaluatie vond plaats op 19 november 2018. Onderwerpen die aan de orde kwamen, waren onder meer de samenwerking afgelopen jaar, zowel binnen de rvc als met de bestuurder, een terugblik en de belangrijke thema’s voor 2019.

  • Werkwijze en taken deelcommissies

    De rvc werkt met twee deelcommissies: de auditcommissie en de selectie- en remuneratiecommissie.

    Auditcommissie

    De auditcommissie ziet onder meer toe op interne risicobeheersings- en controlesystemen, houdt toezicht op de financiële informatieverschaffing en let erop dat de aanbevelingen van de accountants worden opgevolgd. Veel zaken komen eerst bij de auditcommissie in de vergadering voordat het naar de rvc gaat.

    De auditcommissie kwam in 2018 vijf keer bij elkaar. Ook had de auditcommissie apart overleg met de onafhankelijke controller van ZVH.

    Selectie- en remuneratiecommissie

    De selectie- en remuneratiecommissie kwam in 2018 drie keer bij elkaar. De selectie- en remuneratiecommissie houdt zich met name bezig met het functioneren van de directeur-bestuurder en diens prestatieafspraken en werving en selectie van de leden en bestuurder.

    Toezicht-, toetsingskaders en informatiebronnen

    De raad hanteert toezicht- en toetsingskaders en gebruikt bij zijn taakuitoefening verschillende informatiebronnen zoals rapportages en de managementletter van de accountant.

    De raad gebruikte de toezicht- en toetsingskaders bij het nemen van beslissingen, het beoordelen van bestuursvoorstellen en het bewaken van de realisatie van de bedrijfsdoelstellingen.

  • Goedgekeurde besluiten

    Bij het verlenen van goedkeuring aan besluiten van de directeur-bestuurder laat de raad zich zo nodig informeren door verschillende partijen, zoals het BestuursAdviesTeam, de controller, de Ondernemingsraad, de accountant of een andere adviseur.

    Goedgekeurde besluiten

    De raad gaf goedkeuring aan de volgende (voorgenomen) besluiten c.q. stukken:

    • de toepassing afbouw overgangsrecht WNT;
    • het Investerings- en ontwikkelbesluit Plantsoenen;
    • het Investeringsstatuut;
    • het Investerings- en gunningsbesluit Vermiljoenweg;
    • de jaarrekening 2017;
    • het jaarverslag ZVH 2017;
    • het activiteitenoverzicht 2019;
    • het ondernemingsplan ZVH 2019-2023;
    • de statuten ZVH;
    • het portefeuilleplan 2019-2023;
    • het treasury jaarplan 2019;
    • de financieringsstrategie;
    • het bestuursreglement;
    • de begroting 2019 en MJP 2019-2028.

    Eigen besluiten

    De raad nam de volgende eigen besluiten:

    • de benoeming van John Pannekeet als lid rvc bij Kennemer Wonen is akkoord;
    • de rvc benoemt Lisanne Aalsma per 01-01-2019 als lid rvc. Tevens wordt zij lid van de remuneratiecommissie en reservelid van de auditcommissie;
    • er is décharge verleend aan Peter Wieringa;
    • het reglement rvc is vastgesteld.
  • Remuneratierapport

    De raad van commissarissen en ZVH namen in september 2018 afscheid van Peter Wieringa. Zijn acht-jaarstermijn zat er op. Hij maakte deel uit van de raad en was voorzitter van de remuneratiecommissie. We zijn Peter zeer dankbaar voor zijn inzet voor en betrokkenheid bij ZVH en de stad.

    Procedure werving nieuw lid

    De vacante positie van lid van de raad is gepubliceerd op de website van ZVH en in het Noord-Hollands Dagblad. Hierop reageerden in totaal vijf kandidaten. Vervolgens is een eerste brievenselectie gedaan door de leden van de rvc waaruit 2 kandidaten geselecteerd zijn.

    Er zijn in totaal drie gespreksrondes geweest. Op grond van het derde gesprek is de voorkeur voor een kandidaat uitgesproken waarmee alle leden akkoord gingen. Er zijn referenties ingewonnen en de ‘fit en proper’- toets is met positief resultaat afgerond. Per 01-01-2019 is Lisanne aangetreden als nieuw rvc-lid.

    Beloning raad van commissarissen

    De bezoldiging van de raad voldoet aan de vigerende wettelijke regelingen, in het bijzonder de Wet Normering Topinkomens en de Regeling Bezoldigingsmaxima Topfunctionarissen Toegelaten Instellingen Volkshuisvesting 2014.

    Bezoldiging raad van commissarissen 2018

    Raadslid Vergoeding (bruto)
    Mevrouw drs. J.G. van der Bijl RA (voorzitter) € 11.243
    De heer mr. P. Wieringa € 6.682
    De heer ir. A.P. Klaase € 9.289
    De heer P.A. de Bakker € 9.289
    De heer J.P.C. Pannekeet RA € 9.289
    Totaal € 39.792

    Bestuur

    Naam en geboortedatum Beroep en nevenfunctie(s) Datum benoeming en einddatum zittingstermijn
    De heer drs. F.A.M. van Dooren
    (05-11-1954)
    Bestuurder van ZVH.
    Uit hoofde daarvan toezichthouder op een aantal dochterondernemingen en deelnemingen van ZVH.

    Nevenfunctie: gastdocent bij De Baak.

    Als directeur-bestuurder werkzaam per 01-01-2008, benoeming als bestuurder tot 01-01-2020

    Beoordeling directeur-bestuurder

    In 2018 is gewerkt met een nieuw beoordelingskader voor de bestuurder. Daarin is onder meer afgesproken dat er 360 graden feedback wordt gevraagd aan de samenwerkingspartners in de stad. De gemeente, een zorgpartij en collega-bestuurders, de Bewonersraad en de Ondernemingsraad gaven feedback. De feedback die Frank van Dooren ontving was zeer positief.

    Jaarlijks maakt de raad met Frank van Dooren prestatieafspraken. In 2018 ging dat over de onderwerpen het ondernemingsplan 2019-2023, duurzaamheid, huurdersoordeel, de grote renovatieprojecten, integriteit en risicomanagement.

    De raad is van oordeel dat Frank van Dooren in 2018 goed functioneerde, zie ook interview met de rvc.

    Beloning

    De beloning van Frank van Dooren voldoet aan de vigerende wettelijke regelingen, Wet Normering Topinkomens en de Regeling Bezoldigingsmaxima Topfunctionarissen Toegelaten Instellingen Volkshuisvesting 2014. Tevens is op hem de overgangsregeling van toepassing.

    Bezoldiging directeur-bestuurder 2018

    Vaste beloning  
    Loon € 131.648
    Vakantiegeld € 10.570
    Fiscale bijtelling € 7.097
    Totaal: € 149.314
    Totaal inkomen € 149.314
    Beloning betaalbaar op termijn
    Werkgeversgedeelte pensioen € 20.741
    Compensatie pensioenaftopping € 7.339
    WIA hiaat plus € 49
    WIA hiaat excedent premie € 439
    Totaal: € 28.568
    Vergoedingen
    Vaste onbelaste onkostenvergoeding € 1.080,00
    Totaal € 1.080,00

    Permanente Educatie punten rvc en bestuur

    Toezichthouders van corporaties zijn verplicht deel te nemen aan cursussen/opleidingen die bijdragen aan de vakbekwaamheid. In de periode 2015-2018 moesten de leden van de rvc 20 Permanente Educatie (PE)-punten behalen (naar rato dienstverband). De leden van de raad voldeden allen aan de geldende opleidingseisen.

    Bestuurders van corporaties zijn verplicht om in de periode van 2016 tot en met 2018 in totaal 108 PE-punten te halen. Frank van Dooren voldeed hier ruimschoots aan.

    Permanente educatie

    Lid/bestuurder Aantal PE-punten
    Judith van der Bijl 26
    John Pannekeet 35
    Peter Wieringa 21
    Daan Klaase 32
    Paul de Bakker 40
    Frank van Dooren 133

    Aansprakelijkheidsverzekering

    ZVH heeft voor de directeur-bestuurder en de rvc een bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering afgesloten.

    Nevenfuncties

    De directeur-bestuurder overlegt voor aanvaarding van een nevenfunctie met de voorzitter van de raad. De nevenfunctie die Frank van Dooren in 2018 uitoefende, is niet in strijd met zijn functie bij de corporatie. Ook is er geen sprake van tegenstrijdige belangen of van belangenverstrengeling.

  • Slotverklaring

    De raad van commissarissen van Woningcorporatie ZVH verklaart zich hierbij akkoord met het jaarverslag en de jaarrekening over 2018. De raad baseert zich daarbij mede op de verklaring van BDO bij de jaarrekening 2018 en het volkshuisvestingsverslag 2018. De raad stelt vast dat er in het verslagjaar geen aanleiding is geweest om besluiten van directie of bestuur te schorsen of ongedaan te maken.

    Beide verslagen zijn vastgesteld op 19 juni 2019 door de raad van commissarissen van Woningcorporatie ZVH.