Over ZVH - Risicomanagement

Binnen ZVH geloven we dat risicomanagement ons helpt om onze doelstellingen te realiseren. Hierbij is risicobewustzijn van onze medewerkers belangrijk. Immers als ze risicobewust zijn, herkennen ze nieuwe risico’s en maken ze deze beheersbaar, voordat deze onze doelstellingen bedreigen.

Het doel van risicomanagement is om de aanwezige risico’s binnen de organisatie en haar omgeving in te schatten op kans en impact. Waarbij deze worden afgezet tegen de organisatiedoelstellingen en de risicobereidheid die ZVH wil nemen.

Strategische Risico’s

In 2017 stelde ZVH de strategische risico’s vast. Het managementteam bepaalde de kans en impact van de risico’s op het halen van de strategische doelstellingen. Door vervolgens de mate van beheersing vast te stellen, is bovenstaande strategische risicokaart voor de top-10 risico’s gemaakt. We herijken de strategische risico’s elke 2 jaar.

Hieronder lichten we de ontwikkelingen in de beheersing van de top 3 risico’s toe.

1. Duurzaamheidsrisico.

Dit is het risico dat we onvoldoende invulling kunnen geven aan de verduurzaming van de vastgoedportefeuille en de prestatieafspraken dan wel dat we dit alleen tegen zeer hoge investeringen kunnen uitvoeren.

Maatregel:
ZVH kiest bewust voor bewezen technologie bij de verduurzaming van het bezit. In 2018 werkten we de visie op de verduurzamingsopgave verder uit. Dit resulteerde in een transitieprogramma dat is ingerekend in de MJB. Het nadrukkelijk betrekken van bewoners bij de verduurzaming van hun woningen (al vanaf de selectie van de aannemer) resulteerde in meer draagvlak en minder klachten gedurende de uitvoering van werkzaamheden. Ook schonk ZVH nadrukkelijk aandacht aan energie- coaching van bewoners. De omvang van het transitieprogramma is significant. Wij zien in de uitvoering een risico gegeven de marktfactoren (beschikbaarheid van aannemers en ontwikkeling van de bouwkosten).

2. Uitbestedingsrisico.

Dit is het risico van nadelige gevolgen voor ZVH als gevolg van onvoldoende regie op de uitbesteding van werkzaamheden. In 2018 kwamen geen situaties voor waarbij ZVH vooruit betaalde voor niet gedane werkzaamheden. ZVH beheerste het risico voldoende.

Maatregel:
In 2018 zijn de lopende contracten nagelopen en indien nodig aangepast. De inkoopmanager had periodiek afspraken met leveranciers over voortgang en gemaakte afspraken. In 2018 huurde ZVH opzichters in die toezagen op de werkzaamheden bij grote planmatige projecten en complexe werkzaamheden. We werkten een sturingskader uit voor het aangaan van externe relaties naar de toekomst toe om de beheersing nog beter in de hand te hebben.

3. Privacy en persoonsgegevensrisico.

Het risico dat we niet voldoen aan de AVG en (interne) regelgeving. De AVG werd in 2018 van kracht. De implementatie is uitgevoerd in samenwerking met Audittrail en verliep goed. ZVH beoordeelde de beheersing in 2018 als voldoende, hetgeen is bevestigd in de management- letter van de accountant.

Maatregel:
We stelden een privacy officer aan en besteedden veel tijd aan bewustwording bij de medewerkers. Het monitoren en beheersen van het risico van overtreden van de privacy regels staat nadrukkelijk op de agenda van de teams.

Er zijn in 2018 geen risico’s geweest met een grote impact. ZVH realiseerde haar ambities 2018 binnen de begroting.

  • Risicobereidheid

    De algemene risicohouding van ZVH ten aanzien van risico’s is defensief tot risico avers. Wij streven ernaar om bij onverwachte gebeurtenissen de impact op het resultaat en vermogen zo minimaal mogelijk te laten zijn.

    We stelden de risicobereidheid op onze (strategische) doelstellingen uit het koersplan vast. Hierover voerden we met bestuur, BAT en de rvc de dialoog. We formuleerden kwalitatieve risicobereidheidsstatements en stelden kwantitatieve signaalwaarden vast, waarop we in de begroting en onze besluitvorming sturen.

    De risicobereidheid van ZVH is zeer laag op het thema ‘financiële ruimte’, gevolgd door ‘betaalbaarheid’. De financiële gezondheid van ZVH mag niet onder druk komen staan en als we financiële keuzes moeten maken, dan is betaalbaarheid voor ons het belangrijkst. Gegeven de lage risicobereidheid houdt ZVH risicobuffers aan ten opzichte van de minimum vereisten van Aw/WSW.

    Risicobereidheid

    Ratio Minimum vereiste Aw/WSW Eigen norm ZVH
    ICR 1.4 2.0
    LTV (marktwaarde) 70% 50%

    Om de hoogte van de risicobuffer in 2018 te bepalen rekenden we scenario’s door op de begroting voor de belangrijkste strategische risico’s. Scenario’s die gehanteerd worden zijn bijvoorbeeld:

    • (Gedwongen) versnellen van duurzaamheidsopgave / verhogen van de duurzaamheidsambitie
    • Blijvend hogere onderhoudskosten
    • Toenemende bouwkostenindex
    • Huurstijging onder het niveau van de inflatie
    • Extra kosten als gevolg van overheidsmaatregelen (bijvoorbeeld toename verhuurderheffing)
    • Stijging van de (herfinancierings)rente

    Eén van deze risico’s is actueel (bouw- en onderhoudskosten), waardoor de streefwaarde van ICR 2.0 niet is gerealiseerd in 2018. De buffer in de streefwaarde was ruim voldoende om te kunnen blijven voldoen aan de norm van Aw/WSW. Ook in 2019 haalt ZVH de streefwaarde van 2.0 niet. ZVH kiest ervoor om – ondanks de hogere bouwkosten – te blijven investeren in renovaties en duurzaamheid. We accepteren daarbij een ICR van 1,86 in 2019. Dit is nodig om de strategische doelstellingen met betrekking tot duurzaamheid en renovatie te kunnen realiseren en brengt de financiële gezondheid van ZVH niet in gevaar.

  • Ontwikkelingen in het risicomanagement in 2018 en ambities voor 2019

    In 2018 stelden we het ondernemingsplan 2019 – 2023 op. In het ondernemingsplan schonken we expliciet aandacht aan het risicomanagement. Risicomanagement is onderdeel van de bedrijfsvoering van ZVH. ZVH wil daarin ook transparant zijn naar haar stakeholders. ZVH herijkt de strategische risicoanalyse in 2019 in het licht van het nieuwe ondernemingsplan. Ook de risicobereidheid en de bijbehorende risicobuffer herijken we in 2019.

    Een onderdeel van het nieuwe ondernemingsplan is de introductie van zelforganiserende teams. Om te waarborgen dat ZVH het risicomanagement op uniforme wijze uitvoert, wordt in 2019 een training risicomanagement verzorgd aan de zelforganiserende teams en werken we de tactische risicoanalyses op uniforme wijze uit. In deze training wordt tevens aandacht geschonken aan risicocultuur.

    Ook de managementinformatie wordt in 2019 aangepast, zodat de teams op gestructureerde wijze rapporteren over de ontwikkeling en de beheersing van de belangrijkste tactische en strategische risico’s.

  • Verankering van het risicomanagement in de organisatie

    ZVH werkt met een risicomanagementstatuut waarin is vastgelegd hoe het risicomanagementproces binnen ZVH is ingericht. Hierin beschreven we hoe de ‘three lines of defence’ zijn ingericht en welke taken en verantwoordelijkheden eenieder heeft in relatie tot risicomanagement.

    Het risicomanagementstatuut vormt mede de basis voor de gewenste risicobeheeromgeving (risicocultuur) bij ZVH. ZVH vindt dat er een balans tussen hard controls en soft controls moet zijn. Om de aandacht voor soft controls explicieter te maken voerde BDO in 2018 een quickscan uit op de soft controls binnen het team Verhuur van ZVH. In 2019 krijgt dit een vervolg binnen andere onderdelen van de organisatie. De conclusie van BDO is dat alle elementen van soft controls zichtbaar aandacht krijgen binnen ZVH maar nog wel kunnen worden versterkt.